Gestão de processos na marcenaria: o que é e que ferramenta utilizar

A fabricação de móveis sob medida tornou-se mais complexa nos últimos anos em função do aumento da competitividade do mercado e dos níveis de exigência do conectado consumidor moderno. Uma boa gestão de processos na marcenaria permite que as empresas do segmento se adequem melhor a este cenário, evitando custos adicionais com desperdícios, estoque parado e mão de obra e equipamentos ociosos. Um olhar atento a estes aspectos viabiliza a formação de melhores preços para o produto final.

Dentro de uma marcenaria, seja ela grande ou pequena, há sempre um fluxo de aprovações e produção a se respeitar. A construção de uma peça de mobiliário demanda o controle sobre os insumos e materiais necessários para a fabricação, a produção propriamente dita, a embalagem e a montagem no local indicado pelo cliente.

– Como aplicativos para marcenaria podem ajudar no gerenciamento de negócios

O conjunto destas etapas envolve uma série de tarefas que, se não forem propriamente organizadas (do ponto de vista cronológico e estratégico), podem custar tempo e dinheiro ao seu negócio.

O consultor do setor moveleiro Claudio Perin afirma que a gestão de processos na marcenaria pode ser fracionada em três fases principais. A primeira é a venda, quando o marceneiro fecha o negócio e estabelece as necessidades do projeto como chapas, colas, fitas de borda, parafusos, dobradiças, etc. Neste momento o controle de fluxos é essencial:

Primeiro ponto é ter uma ferramenta em que se possa gerenciar esses pedidos de comprar para saber como eles estão: se estão abertos, emitidos, chegando, disponíveis, etc.

“O marceneiro vai detectar as necessidades em insumos e transformá-los em pedidos de compra que estão atrelados a fornecedores a partir de um projeto documentado, de preferência em 3D. Entra a questão dos preços, especificações e datas de entrega, por exemplo, que precisam ser bem definidos. Primeiro ponto é ter uma ferramenta em que se possa gerenciar esses pedidos de comprar para saber como eles estão: se estão abertos, emitidos, chegando, disponíveis, etc.”, explica.

As etapas subsequentes são a da fabricação e da montagem. Para a construção do móvel, são emitidas as ordens de serviço ou de produção e, para cada peça produzida, há o consumo de materiais. O controle eficiente de todos os projetos em andamento e dos recursos necessários para sua conclusão exige a formulação de requisições, que determinam a alocação de materiais específicos para cada mobiliário em fabricação.

“Durante a produção, posso inserir pontos de inspeção e controle de qualidade, que são ações adicionais ao processo e que nem todas as marcenarias executam (uma oportunidade para se diferenciar). Se existir algum problema na fabricação, é importante documentá-lo e identificar como e onde aconteceu para que a anomalia não volte a se repetir. Com essa gestão a marcenaria levanta estatísticas, vê as falhas internas e então pode criar um plano de ação para eliminá-las de maneira mais eficiente”, aconselha Perin.

Plataforma online do Pipefy: controle de fluxos, processos e aprovações

Pipefy: uma ferramenta de gestão de processos na marcenaria

Diante do grande volume de tarefas que estas etapas encerram, uma ferramenta que facilite a visualização de cada uma delas, com recursos de checklist e ações automatizadas, reduz as chances da marcenaria “se perder” entre as fases e interromper a produção ou até mesmo prejudicar a montagem na casa do cliente (quando o montador percebe que uma peça está faltando ou não possui as medidas corretas, por exemplo).

Uma das indicações do Portal eMóbile para auxiliar o marceneiro nesta etapa é a ferramenta digital Pipefy, que conta com planos gratuito e pago. Trata-se de uma plataforma online customizável para qualquer tipo de empreendimento na qual o usuário opera com cards de tarefas e checklists. O software é brasileiro, mas já está presente em 140 países e é utilizado por grandes companhias como McDonald’s, Unilever e Nextel.

– Como melhorar o plano de corte na marcenaria

O Pipefy pode ser usado como uma ferramenta de gestão de processos na marcenaria na medida em que automatiza fluxos e aprovações (como os pedidos de compra, ordens de produção e requisições mencionados por Claudio Perin), independentemente dos departamentos de Tecnologia da Informação (TI). O software evita a perda de informações em trocas de e-mails, planilhas em Excel ou papéis impressos.

As funcionalidades mais apropriadas do Pipefy, no âmbito da movelaria sob medida, se referem ao controle de vendas e de compras. A primeira se refere à gestão dos clientes e dos projetos em andamento, acompanhamento de pedidos, ações de pós-venda e funil de vendas. No campo das compras, o marceneiro estabelece ações como aquisições de materiais e insumos, contratação de fornecedores, demanda interna e manutenção de equipamentos.

O Pipefy também conta com funcionalidades direcionadas à gestão de outras áreas do seu negócio, como recursos humanos, administração, finanças e marketing. “Muitas vezes o marceneiro não está preparado para investir em sistemas de gestão, mas isso não pode ser desculpa para não fazer o controle dos processos. Se existem ferramentas mais simples, mas que conseguem fornecer este tipo de controle, elas precisam ser valorizadas e utilizadas. Assim a empresa estará se qualificando para crescer de forma estruturada no aspecto da gestão”, comenta Perin.

Outros aplicativos úteis para marceneiros
– Qipu: aplicativo para MEI
– ZeroPaper: controle de finanças
– PrimaERP: gestão do tempo
– Payleven: novas opções de pagamento