Tudo em dia no contas a receber da marcenaria

Confiança é um valor importante quando se tratam de parcerias de negócios – e é muito frequente na relação entre o marceneiro e o seu cliente, não é mesmo? Mas quando a marcenaria atinge um determinado patamar e para que ela possa crescer ainda mais e de maneira sustentável, torna-se necessário estabelecer alguns controles para que as finanças fiquem em dia. Entre eles, um dos mais importantes, é o contas a receber da marcenaria, assunto desta reportagem.

Rodolfo Buhrer

“É um trabalho permanente e o desafio principal é a disciplina”, aponta Emerson Cechin Sebrae-PR

“Esse controle é baseado no princípio das vendas. Ao realizá-las, o marceneiro precisa ter um documento que oriente essa operação, que pode ter origem em nota fiscal ou pedido simples, mas deve especificar as informações de pagamento”, observa o consultor do Serviço Nacional de Apoio às Micro e Pequenas Empresas do Paraná (Sebrae-PR), Emerson Cechin.

O importante, salienta o especialista, é que se formalize essa venda e essa ordem de pagamento de alguma maneira, mesmo que seja em contatos via e-mail (que sejam guardados) ou contratos assinados por ambas as partes.

Formas de pagamento

Entradas no aceite do orçamento, parcelamentos e o restante do pagamento na montagem do móvel também são situações que precisam estar previstas neste documento. “Isso dá uma garantia para a gestão do [controle de] contas a receber, é uma forma de cobrar legalmente o cliente pelo compromisso previamente assumido”, argumenta o consultor.

Além disso, lembra Cechin, ter essa previsão permite que o gestor tenha o controle da quantia a ser recebida por período, evitando que ele mesmo faça aquisição de matérias-primas, por exemplo, com vencimento em datas em que ele ainda estará aguardando o recebimento dos seus pagamentos.

– Faça o download da planilha de Contas a Receber

“É fundamental para garantir a sustentabilidade de uma marcenaria, principalmente da pequena que, em geral, não tem um capital de giro alto”, acrescenta a gerente de operações do Instituto Mahagestão, voltado para a melhoria da gestão das micro e pequenas empresas, Liana Braia Felippe.

No controle do contas a receber

De nada adianta formalizar a ordem de pagamento, se não houver uma forma de reunir essas informações e fazer a gestão – e as cobranças quando preciso. Uma planilha simples, com poucas informações (veja a sugestão do Sebrae) pode ser uma saída. Com o tempo e o aperfeiçoamento, vai se tornando possível a aplicação das fórmulas de programas como o Excel para automatizar os cálculos da planilha. “O fundamental é saber como está e gerir a carteira, poder saber quais serviços estão pagos, quais necessitam de cobrança”, reforça Cechin.

Eduardo Simioni Fotografia

“O marceneiro deve atentar-se aos prazos das parcelas para não comprometer seu fluxo de caixa. Talvez ele esteja pagando os fornecedores em duas vezes e parcelando para os clientes em dez”
Liana Braia Felippe Mahagestão

O tipo do controle e as ferramentas utilizadas para isso vão depender do porte da empresa e do volume dos recebíveis, de acordo com Liana. “Um mínimo necessário é o controle em papel (fichários), um controle manual para pequenos volumes. Em níveis intermediários, o uso de planilhas facilita bastante (semi-automático) e já é necessário”, resume.

Para volumes maiores, a especialista do Mahagestão sugere o uso de um sistema integrado ou ERP, “em que as vendas são 100% automatizadas, atualizando contas a receber, possibilitando mais facilmente a conciliação bancária e análise de fluxo de caixa”.

Liana pondera que as perdas evitadas acabam justificando os custos com a adoção do modelo. Por outro lado, para quem está começando também existem softwares disponíveis na internet, alguns com possibilidade de experimentação gratuita ou totalmente sem custo.

– Manutenção dos equipamentos de pintura

De toda maneira, qualquer que seja a ferramenta escolhida para a realização do registro e controle, é preciso que o marceneiro reserve algum momento do seu dia – preferencialmente as primeiras horas da manhã – para colocar essas informações em dia.

Caso não possa se afastar da produção – uma realidade frequente na maior parte das empresas de menor porte – o consultor do Sebrae indica que a família se envolva no negócio e a esposa ou os filhos se apropriem da atividade do controle de contas a receber.

Uma dica fundamental que Emerson Cechin concede é a aposta no cartão de crédito. Para ele, é a forma de pagamento que melhor favorece o controle de contas a receber devido à segurança. “Uma vez aprovado o crédito, a operadora se compromete e o pagamento acontece. Evita precisar correr atrás de recebimentos”, aponta.

Vantagens do controle de contas a receber

– Saber a data e o montante dos valores, os descontos concedidos, e os juros recebidos;
– Saber quem são os clientes que pagam em dia; o montante dos créditos já vencidos e os períodos de atraso;
– Tomar providências para a cobrança e o recebimento dos valores em atrasos;
– Identificar os principais clientes, o grau de concentração das vendas, e a qualidade e a regularidade dos clientes;
– Acompanhar a regularidade dos pagamentos, e programar as ações para cobrança administrativa ou judicial;
– Fornecer informações para elaboração do fluxo de caixa.
– Fazer conciliação contábil.
Fonte: Sebrae

Reportagem originalmente publicada na edição 98 da Móbile Sob Medida